Las reuniones están rotas. Es hora de una reunión del fin del mundo

reunión son uno de los mayores sumideros de tiempo en las organizaciones de hoy. Sabotean constantemente el trabajo de los empleados. productividad–especialmente en nuestra nueva era de trabajo híbrido. ¿Por qué? Se han convertido en la panacea para muchas otras actividades: charlas de café, borrasca de ideas, hora eficaz y más. La investigación realizada por profesores de la Escuela de Negocios de Harvard encontró que el personal se agregó a medida que avanzaba la pandemia 13 por ciento más reuniones en sus calendarios.

Como líder, el cambio al trabajo remoto e híbrido le brinda la oportunidad de presionar el interruptor de reinicio en reuniones improductivas. Sin retención, las reuniones son una parte integral de la civilización de su empresa. Entonces, si desea cambiar el status quo, debe pensar fuera de la caja y cambiar la mentalidad, no solo los comportamientos.

Echa un vistazo a tu calendario. Si usted o sus empleados programan la gran mayoría de sus reuniones semanalmente y durante 30 minutos, ¡poco anda mal! Cada reunión tiene un propósito diferente. Entonces, si la mayoría de sus reuniones tienen la misma duración, no ha pensado lo suficiente en cómo deben diseñarse sus reuniones para maximizar la productividad.

En mi área de trabajo, Asana, recientemente realizamos un examen para ayudar a los empleados a aumentar la productividad en las reuniones.

Trabajé con uno de nuestros equipos internos para lustrar los calendarios de reuniones de los empleados que se habían vuelto menos productivos con el tiempo. El examen fue inspirado por uno actividad que Bob Sutton y yo estudiamos hace unos abriles, pero actualizado para nuestra era de trabajo híbrido. Yo lo llamo «Reunión del Día del Litigio Final». Y es un examen que usted igualmente puede hacer para que sus reuniones sean más productivas y recupere el tiempo perdido.

Así es como se ve una reunión del fin del mundo:

Muchos empleados no se dan cuenta de cuánto tiempo pierden en las reuniones. Suelen ocurrir en diferentes intervalos, por ejemplo, cada semana o cada seis semanas, lo que puede distorsionar las percepciones de los empleados sobre cuánto tiempo pasan en realidad en las reuniones.

El primer paso de Doomsday es realizar una auditoría de la reunión. Cada empleado evalúa sus reuniones recurrentes e identifica aquellas que carecen de valía. Para nosotros, encontramos que la mayoría de estas reuniones alguna vez fueron productivas pero habían crecido en tamaño o zona de influencia y necesitaban una reevaluación.

Para evaluar si una reunión es valiosa, pregunte: ¿La reunión ayudó a que su trabajo avanzara más rápido de lo que podría haberlo hecho de forma asíncrona?

Simplemente realizar una auditoría y ofrecer algunos tópicos sobre la reducción de las reuniones no dará como resultado un cambio significativo en la civilización de reuniones de su ordenamiento.

Aquí es cuando sucede la mejor parte de Doomsday. Durante esta parte del proceso, haga que su equipo elimine todas las reuniones recurrentes de sus calendarios.

Los empleados a menudo sienten que eliminar reuniones es una afrenta personal para otros participantes. Un fin del mundo oficial dará permiso a los empleados para eliminar sus reuniones sin sentirse culpables. Les dimos a los asistentes una nota publicitaria para que la compartieran con los asistentes a la reunión de funciones cruzadas para explicarles que se acerca el Día del Litigio Final y la intención detrás de él.

Deje a sus empleados con sus calendarios recién limpiados durante 48 horas luego de eliminar sus reuniones. Luego pídales que vuelvan a guatar sus calendarios, pero solo con las reuniones que son valiosas, de acuerdo con su propia auditoría de reuniones.

Descubrimos que cuando a los empleados se les dio la facilidad de retirarse y evaluar, muchas de sus reuniones cambiaron a duraciones más cortas y no convencionales (por ejemplo, 15 minutos). Además cambiaron la cadencia de las reuniones para que fueran menos frecuentes.

Ningún examen está completo sin calibrar los resultados, y el fin del mundo no es una excepción. Asegúrese de tomarse su tiempo para descifrar los números. Pida a cada uno de sus empleados que calcule cuánto tiempo han ahorrado comparando el tiempo que dedicaron a las reuniones posteriores al fin del mundo con la revisión de su primera reunión.

Para nosotros, los resultados fueron impresionantes. En el transcurso del examen de un mes, los participantes ahorraron un promedio de 11 horas por mes reorganizando reuniones que ya no eran productivas. Esto corresponde a un peculio de 17 días hábiles por persona al año. Este gran peculio de tiempo podría estilarse para un trabajo más significativo o un alivio: ¡el peculio de tiempo fue equivalente a unas asueto de tres semanas y media!

Sus empleados tienen prejuicios sobre cómo «deberían» ser las reuniones. A menudo no dedican suficiente tiempo a evaluar por qué las reuniones están en su calendario o si se diseñaron correctamente.

Incluso en un área de trabajo en gran medida productivo, demasiadas reuniones innecesarias pueden boicotear el día. Recomiendo hacer Doomsday al menos una vez al año. Cuantos más equipos participen en Doomsday, mejor, ya que se destina más potencia a eliminar reuniones inútiles.