El director financiero, Sean Quinn, se tomó una selfie enmascarada frente a una pancarta que decía: «¡No es un adiós, es Zoom para ti más tarde!» Pero se preguntó: «¿Qué somos si no somos una oficina?»
Resulta que la respuesta es una empresa que está ahorrando 9 millones de dólares al año en bienes raíces y que utiliza la mayor parte de ese dinero para dedicarlo todo al trabajo remoto.
La pandemia ha obligado a las empresas a reconsiderar el papel de la oficina en el mundo del trabajo, ya que los empleados han demostrado lo efectivos y felices que pueden hacer su trabajo de forma remota. Muchas empresas están conservando sus oficinas y modificando el diseño para crear espacios colaborativos más flexibles.
Pero casi una cuarta parte de los empleadores ha reducido su espacio de oficina desde el inicio de la pandemia, según la firma de investigación y consultoría International Office Analytics, que se especializa en estrategias híbridas y remotas. Y algunos están reduciendo drásticamente su private, invirtiendo el dinero que solían gastar en pies cuadrados para fortalecer su capacidad de operar con empleados dispersos por todas partes.
Están comprando tecnología para facilitar la colaboración digital. Están ayudando a los empleados a pagar el servicio telefónico y Wi-Fi, escritorios de pie y sillas de oficina ergonómicas, y suscripciones a aplicaciones de meditación y clases de Peloton. Una nueva empresa de private de Boston completamente remota está incluso utilizando algunos de sus ahorros para construir granjas de paneles solares para compensar las emisiones de carbono que produjeron sus oficinas a lo largo de los años.
Hasta ahora, los recortes drásticos en el espacio físico son más la excepción que la regla, dijo Mark Bruso, gerente senior de investigación de la empresa de bienes raíces comerciales JLL. Las empresas adquirieron espacio para oficinas en Boston a un ritmo récord antes de la pandemia, dijo, y muchas firmaron contratos de arrendamiento de 10 a 15 años que los aseguran durante algún tiempo.
Y dejar la oficina no es para todos.
Un tercio de las empresas que intentan «trabajar en cualquier lugar» fracasarán, predice Forrester Analysis, con sede en Cambridge, que acaba de anunciar que también permitirá que los empleados trabajen desde cualquier lugar. Pero los ahorros son difíciles de ignorar.
Cuando los empleados trabajan de forma remota la mitad del tiempo, las empresas ahorran casi $ 11,000 por empleado al año, después de tener en cuenta los gastos adicionales de tecnología remota y equipos de oficina en casa, según International Office Analytics. Los ahorros son el aumento de la productividad y la reducción de la rotación, el ausentismo y los costos de bienes raíces, asumiendo una reducción del 25 por ciento en el espacio.
Interactions, una empresa de asistente digital de inteligencia synthetic en Franklin, estaba a punto de firmar un contrato de arrendamiento en una sede de 50,000 pies cuadrados, duplicando su espacio anterior, cuando llegó COVID. En lugar de mudarse, la compañía de 400 personas redujo su tamaño a un espacio de 8,000 pies cuadrados en el edificio que ya ocupaba y cerró dos oficinas en otro lugar. La medida le ha ahorrado a la compañía ahora en su mayoría remota $ 5.6 millones, dijo la directora de private Mary Clermont, la mayor parte de la cual está reinvirtiendo en empleados a través de promociones, un aumento en la partida 401 (ok) y nuevas recompensas y plataformas de aprendizaje.
A medida que finalizan los arrendamientos existentes, la compañía planea reducir aún más su huella. Cuando Clermont fue a la sede de Franklin la semana pasada, dijo, no había nadie allí. «Éramos mi perro y yo, eso es todo».
La firma de private Aquent, con sede en Boston, está ahorrando aproximadamente $ 600,000 al mes al permitir que expiren los contratos de arrendamiento en la mayoría de sus 35 oficinas en todo el mundo. Además de pagar para equipar las oficinas en casa de sus 720 empleados y comprar membresías para espacios de coworking para aquellos que las necesitan, la compañía también está invirtiendo en grupos de pares de empleados, capacitando a líderes para que se conviertan en mejores facilitadores digitales y presupuestando seminarios internet mensuales de bienestar y formación de equipos. ocupaciones. La compañía llegó a contratar músicos profesionales para ayudar a los empleados a escribir una canción con el tema de Aquent. Aquent también está reforzando su responsabilidad social corporativa mediante la construcción cuatro matrices de paneles solares en Indiana y Ohio para compensar las emisiones de carbono de la compañía durante los últimos 35 años. Con tan pocas oficinas y tan pocos desplazamientos, Aquent espera ser «carbono negativo» a principios del próximo año.
En Cimpress, un poco de buena suerte ayudó al cambio a remoto. Los ejecutivos sabían que todavía querían un espacio físico de algún tipo, y ZoomInfo, una plataforma de inteligencia empresarial con una oficina de 70,000 pies cuadrados a una milla por la Interestatal 95, buscaba crecer. Entonces las empresas intercambiaron espacios.
Cimpress remodeló el primer piso del antiguo edificio ZoomInfo para crear un «centro de colaboración», un espacio moderno y elegante con cabinas y pizarrones blancos. Los empleados pueden reservar salas de conferencias en un monitor de pantalla táctil en el vestíbulo, no muy lejos de la pared de tarjetas de Navidad enviadas por empleados que tal vez nunca pongan un pie dentro del edificio. Arriba hay un «piso de enfoque» con escritorios que se pueden reservar mediante un código QR y un «área de trabajo silenciosa» en un extremo. El tercer piso, que se utiliza para almacenamiento, será subarrendado. Afuera, el vasto estacionamiento está prácticamente vacío.
Hay espacio para 250 personas, aunque solo de 20 a 30 por día. venga ahora mismo, dijo Sara Emerson, líder de servicios de conserjería de la compañía y una de las tres personas que se presentan a diario para administrar el lugar.
Incluyendo la reducción del espacio en Europa y el cierre de su oficina en Washington, DC, Cimpress ha reducido sus pies cuadrados en casi 300,000 pies cuadrados, y se esperan más disminuciones. Eso es un ahorro de $ 9 millones al año en alquiler, servicios públicos y mantenimiento, $ 7 millones de los cuales se invierten inicialmente en el experimento de trabajo remoto de la compañía.
El proceso de contratación es mucho más robusto de lo que solía ser, dijo Brittany Sohns, gerente de incorporación remota, que forma parte de un nuevo equipo de siete personas en primer lugar remoto y trabaja desde Gloucester. Los nuevos empleados (la compañía tiene 14,000 personas en todo el mundo) se embarcan en un programa de 100 días, tomando cursos en la plataforma 360Learning para aprender sobre la historia de la compañía y completar sesiones de capacitación como «Bienestar remoto» a través de Udemy.
Cimpress trasladó su centro de operaciones de pink a la nube para que el equipo de TI pueda monitorear los sitios internet y los sistemas de la empresa desde cualquier parte del mundo. En lugar de un gimnasio, los empleados obtienen un descuento de $ 600 en una bicicleta Peleton y un tercio de la suscripción mensual. Todos también reciben $ 500 para instalar una oficina en casa y $ 100 al mes para pagar Wi-Fi, aire acondicionado y otros servicios que solía proporcionar la empresa.
Hasta ahora, todo parece estar funcionando. En una encuesta realizada en octubre, la puntuación de compromiso de los empleados fue cuatro veces mayor que en 2019. La cantidad de candidatos a puestos de trabajo se ha cuadriplicado desde que la empresa se alejó, primero, en parte porque hay menos limitaciones geográficas.
«Creo que el híbrido es quizás el peor lugar para aterrizar porque estás atrapado en el medio», dijo Quinn, director financiero de Cimpress. Su compañía decidió dejar atrás eso e ir primero al management remoto, lo que significa que está al límite. “Y eso no significa que vayamos a tener razón”, dijo.
Entre el estrecho mercado laboral y los nuevos hábitos formados durante la pandemia, donde la gente trabaja ahora depende de ellos, en cierto modo, no de la empresa, dijo Quinn.
Es demasiado pronto para decir cómo se desarrollará el gran experimento de trabajo remoto, pero para Cimpress, al menos, no hay vuelta atrás.
Katie Johnston puede ser contactada en katie.johnston@globe.com. Síguela en twitter @ktkjohnston.
Esta nota fue traducida al español y editada para disfrute de la comunidad Hispana a partir de esta Fuente
